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17-05-2017

Connaître la durée légale de conservation des documents

Tous les documents émis ou reçus par une entreprise doivent être conservés pendant certaines durées minimales en cas de contrôle de l’administration.
La durée de conservation varie en fonction de la nature des documents et des obligations légales qui s'y rapportent. Par prudence ou par manque de références, les entreprises conservent les documents « au cas où » dans les placards, les caves ou salles d’archives. ELISE vous informes sur les durées de conservation pour de vos documents et vous apporte une solution personnalisée pour vous débarrasser des documents obsolètes, même les plus confidentiels.

Durée légale de conservation des documents en entreprise

Source service-public.fr

Documents commerciaux

  • Contrats commerciaux : 5 ans
  • Contrats commerciaux conclus par voie électronique : 10 ans
  • Documents bancaires : 5 ans
  • Dossiers clients : 5 ans
  • Accord industriels : 10 ans
  • Contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers : 30 ans
  • Commandes clients et fournisseurs : 10 ans
  • Garantie pour le consommateur : 2 ans
  • Document de transport de marchandises : 5 ans
  • Déclaration en douane : 3 ans

Documents comptables

  • Livre journal : 10 ans
  • Grand Livre : 10 ans
  • Livre des inventaires : 10 ans
  • Bilans : 10 ans
  • Comptes de résultat : 10 ans
  • Comptes de pertes et de profits : 10 ans
  • Inventaires : 10 ans
  • Journaux auxiliaires : 10 ans
  • Bon de commande, de livraison ou de réception : 10 ans à partir de la clôture de l'exercice
  • Factures client et fournisseur... : 10 ans à partir de la clôture de l'exercice

Contrat divers

  • Contrat d'assurance, Contrat de prêt et / ou d’emprunt, Contrat de leasing : 10 ans

Documents fiscaux

  • Impôt sur le revenu et sur les sociétés : 6 ans
  • Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) : 6 ans
  • Impôts sur les sociétés pour l'EIRL, des sociétés à responsabilité limitée : 6 ans
  • Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...) : 6 ans

Documents sociaux

  • Statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association : 5 ans
  • Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) : 10 ans
  • Traité de fusion : 5 ans
  • Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) : 5 ans
  • Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration : 5 ans
  • Rapport du gérant ou du conseil d'administration, Rapport des commissaires aux comptes : 3 derniers exercices

Documents concernant le personnel

  • Bulletin de paie : 5 ans
  • Registre unique du personnel : 5 ans à partir du départ du salarié
  • Contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite... : 5 ans
  • Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires : 3 ans
  • Suivi des horaires des heures d'astreinte et de leur compensation : 1 an
  • Déclaration d'accident du travail : 5 ans

Un service économique de désarchivage qui s’adapte à vos besoins

ELISE a développé un service simple et économique qui vous permet de débarrasser de vos documents devenus inutiles et encombrants.
ELISE intervient quand vous le souhaitez dans vos placards, caves et/ ou salles d’archives et s’occupe de votre désarchivage. Pendant ce temps, vous continuer vos activités normalement.
Pour ces documents les plus confidentiels ELISE vous propose également un suivie de destruction fine (classe P3/P4) sur ses sites de traitement.

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