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En ce moment : "Ça fait du bien de bosser pour des ordures !"
Prenez connaissance des durées de conservation légales des documents comptables, fiscaux, sociaux, etc. en entreprise, pour mieux organiser votre archivage.
L’entreprise doit conserver des documents et justificatifs tout au long de son existence.
La durée légale de conservation de ses documents varie selon leur nature :
Les documents comptables sont à conserver pendant 10 ans ;
Les documents fiscaux sont à conserver pendant 6 ans ;
Les documents contractuels, sociaux et RH se gardent en général 5 ans.
Une entreprise génère et reçoit des documents variés au fil de son existence. La réglementation impose de les conserver et de pouvoir les présenter à toute autorité compétente en cas de contrôle, d’enquête, de litige, etc. selon des modalités qui varient d’un document à l’autre.
Une bonne gestion des archives présente plusieurs intérêts pour l’entreprise :
Le commencement de preuve par écrit se définit comme “tout écrit qui, émanant de celui qui conteste un acte ou de celui qu’il représente, rend vraisemblable ce qui est allégué”. (article 1362 du Code Civil).
Par exemple, en cas de litige, un fournisseur peut utiliser des bons de commandes ou des accusés de réception signés par un client comme un commencement de preuve par l’écrit pour établir l’existence d’une transaction commerciale
La loi exige que l’entreprise fournisse des documents originaux (en cas de perte, une copie peut être acceptée, à condition qu’elle reproduise fidèlement et durablement le document original).
Ainsi :
Dès lors que la personne signataire est identifiée, que le document est établi et conservé de manière à ne pas être détérioré, un écrit électronique a la même valeur qu’un écrit papier au regard du droit.
Pour certains documents : une durée de conservation expressément mentionnée
Le code de commerce, le code du travail, le code général des impôts, etc. fixent des délais précis de conservation pour certains types de document : il convient alors de les respecter scrupuleusement.
Délai de prescription
Pour d’autres écrits, les textes légaux ne mentionnent pas toujours un délai explicite. Dans ce cas, c’est la règle du délai de prescription pour agir en justice qui s’applique : ce délai est fixé par l’article 2224 du Code Civil à 5 ans (1).
La suite de cet article présente dans le détail les délais de conservation par type de document (1-2). Cette liste n’est pas exhaustive, mais couvre la plupart des documents courants traités à titre professionnel.
L’archivage papier ou numérique doit être géré avec le plus grand sérieux par l’entreprise. Pour mettre à jour son processus d’archivage, voici quelques bonnes pratiques :
Un désarchivage prend du temps : il faut de la rigueur, de la minutie et garantir un suivi impeccable de la destruction fine des documents les plus confidentiels.
ELISE a développé un service 100 % dédié au désarchivage, clé en main pour l’entreprise :
Depuis 10 ans, Stéphanie Brassart pilote chez ELISE, des initiatives alliant engagement environnemental et responsabilité sociale. Son engagement profond pour la protection de l’environnement et la création d’emplois en faveur de personnes en situation de handicap se traduit par le rayonnement d’ELISE au niveau national.
Article 2224 du Code civil, accessible en ligne : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006070721/LEGISCTA000019016471/#LEGISCTA000019017116
Servicepublic.fr, “Simulateur – Combien de temps une entreprise doit conserver ses documents ?”, page consulté le 17/07/2024 à l’adresse https://www.service-public.fr/simulateur/calcul/ConserverSesPapiersPro#main
